Blogowanie

Spotkanie blogerek czyli organizacja od kuchni

Ostatnio zaczęłam dostawać zapytania na temat organizacji spotkania blogerskiego: jak to wygląda, jak je okiełznać, co zrobić żeby byli chętni, jak szukać sponsorów. Zacznijmy od tego, że gdy postanowiłyśmy z Pauliną takie spotkanie zorganizować byłyśmy zupełnie zielone w temacie. Spotkania blogerskie znałyśmy jedynie ze zdjęć i wirtualnych relacji uczestniczek, mogłyśmy się więc jedynie domyślać, jak takie spotkanie zaplanować i zorganizować.

Nie do końca miałyśmy pojęcie jak wiele pracy trzeba będzie włożyć w organizację takiego przedsięwzięcia, a zmartwieniem, które spędzało nam sen z powiek było: czy znajdą się w ogóle na takie spotkanie chętne? Musiałyśmy odpowiedzieć więc sobie na pytanie: jak zachęcić blogerki do wzięcia udziału w naszym wydarzeniu. Nie każdy jest typem człowieka takim jak ja, któremu po prostu zależy na poznawaniu ludzi w realnym świecie (uwierzcie mi, nic tak nie weryfikuje wirtualnej rzeczywistości jak spotkanie w cztery oczy i bardzo często wyobrażenia o kimś zbudowane na podstawie bloga, pozostają w sferze wyobrażeń), doszłyśmy więc do wniosków, że nic tak nie przyciągnie uwagi do spotkania jak ciekawe warsztaty w których będzie można uczestniczyć i fajne prezenty, które się otrzyma.
Zaczęło się więc poszukiwanie sponsorów chętnych przekazać nam upominki w zamian za oczywistą reklamę jak zdjęcia i linki (SEO!) do firm które pojawią się na ów 20 blogach, których właścicielki planowałyśmy mieć na spotkaniu. Planując takie spotkanie nie zapominaj, że jest to możliwie najtańsza i mega skuteczna reklama, szczególnie dla dużych film. Po pierwsze jest spersonalizowana i docelowa, po drugie pozostaje w sieci już na zawsze i działa na wielu płaszczyznach jak choćby właśnie wspomniane SEO (bo linki pojawią się na 20 blogach, a im poczytniejszy blog, tym lepiej dla firmy). My na samym początku nie do końca zdawałyśmy sobie sprawę jak dobrą opcję proponujemy i troszkę zaniżałyśmy wymagania. Nie popełniaj tego błędu!
Maile i formy ofert do sponsorów musicie opracować sobie same, a najlepiej modyfikować je odpowiednio w zależności do jakiej firmy piszecie. Nie zapominajcie, że pierwszy email to początek góry lodowej, który zaczyna setki emaili i telefonów. 
Czy negocjacje z partnerami spotkania to najtrudniejszy element organizacji wydarzenia? NIE! Dla mnie najtrudniejsze było wynajdywanie firm, które nie tylko byłyby chętne na współpracę ale i które posiadały w ofercie interesujące dla matek produkty. 
organizacja spotkania blogerskiego
Im dalej w las, tym trudniej. Im więcej partnerów tym organizacja cięższa, dlatego NIGDY nie organizujcie spotkania w mieście innym niż mieszkacie. My popełniłyśmy ten kardynalny błąd, przez co nie tylko mocno obciążyłyśmy moją dzielną, wspaniałą koleżankę Agatę, ale i tym samym, sobie utrudniłyśmy pracę. Byłam zmuszona przyjechać do Poznania dzień wcześniej  i rozdzielać prezenty całą noc, przez co na spotkaniu wyglądałam jak zombie i byłam po prostu zmęczona… A samo spotkanie dla organizatorek to nie jest sielanka, to również logistycznie i organizacyjnie wymagające przedsięwzięcie, więc nie licz na to, że na spotkaniu dychniesz. Oj, nie dychniesz…
organizacja spotkania blogerskiego
Kolejnym błędem, który popełniłyśmy to liczba partnerów spotkania. Za dużo prezentów, za dużo zobowiązań, kilka firm które się nie wywiązały z umowy bo albo nie wysłały nic, albo wysłały mniej niż obiecały, albo ewidentne “resztki”. Najlepiej uderzyć do kilku firm- obojętne czy dużych czy małych, ważne żeby były solidne. Kto będzie chętny na spotkanie ten i tak przyjdzie, obojętne czy wyjdzie z trzema siatami gadżetów czy z małą torebeczką. Wielką trudnością takich negocjacji jest to, że nigdy nie masz pewności czy firma wyśle upominki, trwasz w niepewności, dopóki nie otrzymasz pudła– w naszym przypadku, dopóki Agata nie otrzymała pudła ;). Wszystko odbywa się na słowo, przez co, w naszym wypadku, kilka firm nie wywiązało się z danego słowa. Cóż, niby na piśmie, niby w emailu, ale czy komuś chciałoby się o to kłócić? Nie. Więc lepiej szukać wiarygodnych źródeł i z nimi ustalać wzajemne korzyści. Im mniej tym lepiej (10-15 partnerów w zupełności wystarczy), chyba że zależy Wam gościć na spotkaniu sępy prezentowe…
Jeśli chodzi o atrakcje, z pewnością przyda się profesjonalny fotograf oraz jedne, ciekawe warsztaty czy prezentacja marki. My  i w tym wypadku przesadziłyśmy. Warsztatów były trzy, pojawiła się fotobudka, trzeba było rozdać prezenty, rozlosować dodatkowe gadżety, w rezultacie więc ledwo, ledwo zmieściłyśmy się z wszystkim w sześć godzin. Kto miał czas do 18, musiał zmykać i nie miał szans porozmawiać z resztą uczestniczek. Jeśli planujecie spotkanie ograniczcie się do jednych, ciekawych warsztatów, dodatkowej atrakcji jak fotobudka i przeznaczcie resztę czasu na integrację blogerek. 
organizacja spotkania blogerskiego
Jeśli chodzi o wybór miejsca spotkania- to zależy już od gustu i wymagań organizatorek. Nasz lokal był mały, ale klimatyczny i bez problemu wszystkie nas pomieścił. Odradzam jednak ustalanie cateringu z góry. Najlepiej ominąć temat i pozostawić uczestniczkom swobodę wyboru, bo nie ma szans dogodzić wszystkim, a w takim spotkaniu nie o jedzenie przecież chodzi. My popełniłyśmy błąd i ustaliłyśmy te same posiłki dla każdej z nas, przez co okazało się, że żadna z uczestniczek nie była do końca zadowolona. Najlepiej więc tylko wynająć lokal, chyba że jest to lokal w jakiś sposób nam przyjazny i jest szansa by ustalić z uczestniczkami, co która by chciała pzekąsić, ale to też nie ma większego sensu, bo zawsze znajdzie się ktoś, kto dwa dni wcześniej zrezygnuje i co wtedy z jego spaghetti z kalmarami? 
Na koniec najważniejsze pytanie: czy w ogóle warto tracić pół roku życia, wystawiać swój związek na próbę i blog na rozsypkę dla organizacji takiego spotkania? Pewnie, że warto! Organizacja takiego wydarzenia to przede wszystkim ogromna satysfakcja, że podołałaś z czymś tak dużym- szczególnie jeśli jesteś kurą domową i całe Twoje życie kręci się wokół odkurzacza, żelazka i garów. Możliwość poznania blogerek, które czytasz w realu jest kolejną nagrodą za Twój wysiłek. Nie spodziewaj się wielkich sukcesów, światowej sławy i że nagle staniesz się rozpoznawalna, nie o to tu chodzi. Chodzi o satysfakcję, udowodnienie sobie, że potrafisz i możliwość poznania wielu wartościowych osób, czy może być więc lepsza rekompensata za Twój wysiłek?
organizacja spotkania blogerskiego

56 komentarzy

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *